費用報銷如何規范及高效？

發表于：2018-10-11 21:45:10
分類：會計實務

　　費用報銷如何規范及高效？絕大多數會計人員的職業生涯是從費用報銷開始的。費用報銷看起來簡單，真要做起來門道不少。如何讓費用報銷工作及時、高效、規范，本文給出幾點建議。
　　一、制度完善，并且要考慮細節
　　費用報銷要規范高效，首先要有明確的規章制度。制度一定要明細化，讓各種可能出現的場景都有約定。
　　如員工出差都有出差補貼，就要計算補貼的天數，天數怎么算呢？8月1號出差，8月2號回來，算一天還是兩天。算頭不算尾的話，給一天的出差補貼；頭尾都算，給兩天的補貼。特殊情況來了，一個員工8月2日晚上坐飛機回到首都機場時是晚上11點，打車到家是3日的零點四十分。算出差補貼時要不要多計一天?
　　如果制度能約定清楚以到北京的時間為準，就不會有爭議了。可見制定制度時在細節上務需清晰。
　　二、特殊事項需要有方案
　　很多財務人員糾結錢付出去了，沒有發票，怎么報銷？舉個例子，通訊公司到山區鋪設5G網絡，兩個月吃住在老鄉家。項目結束，給了老鄉3000元作感謝，沒有發票，費用該如何報銷呢？一味強調憑票報銷顯然不合理。
　　對此，有家公司就設計替代方案，把出差地劃分為ABCD四類，對于D類地區（偏遠的山區）實行費用包干制，給很高的出差補貼。前段時間電視劇《人民的名義》很火，有個橋段給大家分享一下。大陸集團的董事長王大陸與李大康聊天，王大陸說企業從銀行貸款后需拿出幾個點的錢打點銀行的領導，幾乎成為慣例。接著王大陸說我從沒有行過賄。看到李大康一臉茫然，王大陸做了解釋，我通過財務公司辦理。李大康聽后說你設置了防火墻。這里的防火墻是什么意思？實際上是李大康把向銀行貸款的業務委托給中介機構去辦理，支付服務費。至于中介怎么做，那與我無關，所以這樣的做法追求的是外圓內方。王大陸的這個做法可以讓費用報銷更加規范，這一思路值得所有企業學習。
　　三、要有例外留給新生事項
　　首先對新生事項，要有清晰的界定。這里所謂的新生，是指制度中沒有約束、從前也沒有發生過的事項。對于新發生的事項，要預留通道。等這些新生事情有了處理的先例，再修改費用報銷制度予以規范。
　　四、全公司需要培訓
　　《費用報銷制度》出來后，必須宣講、培訓才能深入人心。一般大企業在新員工入職培訓時會開一門課《員工如何報銷費用》。把財務的要求以及關于發票的知識點告訴員工，有助于員工正確認識制度，避免產生誤解。
　　比如，很多員工對增值稅專票和普票的區別不清楚，不明白為什么財務要求索取專票。通過培訓，可以讓員工了解專票可以抵稅。
　　另外，財務部一定要積極主動響應國家推行的新政策。最近開具增值稅普票有新規定，不僅需要提供公司名稱，還需要稅號。財務人員可把開票信息做成圖片或二維碼發給全員，解決開票問題。
　　五、審批關鍵節點找準
　　員工報銷費用時，往往要找一圈領導簽批，簽批結束才提交到財務，接著是會計審批、出納打款。需要哪些人簽字，每個企業有不同的要求。公司規模越小，簽字越簡單；規模越大，簽字流程越長。
　　現在有一個趨勢，費用報銷簽批流程在變得越來越長。一切大的集團企業員工要報銷一筆費用，需要十多個領導簽批。從內控角度來講，三個人簽字足夠了。為什么簽字流程會搞得這么繁瑣呢？對此，我寫過《為什么費用報銷的簽批流程會越來越長》一文作了分析。
　　六、報銷和審批約定時限
　　以華為為例，費用發生之后，應該在三個月之內報銷，超過三個月不超過六個月的，需要走特批流程報銷。超過六個月就不給報銷了。
　　為了保證費用報銷審批的及時性，華為規定了電子審批的時限。一般自電子流流轉到審批人之日起，超過一定時間沒有審批的，系統將自動跳轉到下個環節，默認本環節審批人已經同意。當然，審批責任由該沒有及時審批的審批人承擔。公司會定期提取審批時效記錄予以通報，通報本質就是批評。
　　七、集中處理
　　費用報銷往往都是小金額，大批量，如果公司有個五百左右員工，每個人如果都能涉及到費用報銷，財務是苦不堪言的。
　　我以前所在公司就面臨這樣的問題，公司幾百號人，從周一到周五，從早上到下午，時時都有人報銷費用，財務部就像茶館。每個人在等報銷的時候聊幾句天，然后扯幾句閑話，這樣財務部就像說書場一樣。
　　后來我有個提議，財務的費用報銷集中處理，集中每周二下午和每周五下午，此時間段報銷，對于經常發生費用的人，盡可能集中一個月處理一次，可大幅度減低工作量。
　　八、IT與人工智能替代
　　費用報銷審批工作量大、規則性強、控制節點少，執行簡單。這樣四個特點，很符合人工智能處理的要求。費用報銷前端的審批，中間的做賬，后端的打款，都可實現智能化。
　　如果建立了財務共享服務中心，費用報銷就可以做到自動化處理，工作量就由以前的非常巨大變得徽不足道。
　　譬如，通過OA就可在審批環節實現電子審批代替人工審批，把人跑路變成計算機跑路。在單據流轉環節實現集中快遞。在付款環節本來費用報銷得一筆一筆給人付款，OA與網銀對接可實現了批量打款。在賬務處理環節，能夠實現會計分錄系統化處理，替代了手工錄入。

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