No.1摘要需要準確地描述所記錄的交易事項

01

摘要內容反映的記賬事項要詳實全面

比如報銷憑證，摘要應注明是誰報銷、什么時間用于什么事項什么性質的費用。比如“張三報銷4月份巡店交通費”，“李四報銷招待某某單位調研人員招待費”。

02摘要用語要嚴謹規范

報銷人一般要寫明實際報銷人（也就是花錢的是誰，而不是代辦報銷手續的人-比如領導的秘書代領導履行報銷手續時，實際報銷人是領導本人），另外，會計憑證中的人名都應當使用全名，而不能用職務代替（比如不能使用“李主任”、“王科長”之類的用詞）。

以此類推，有往來關系的單位名稱要盡量使用全稱，不得使用地名代替當地的子公司、代理商、供應商或者客戶。凡是涉及債權債務確認的，都須使用對方的全稱或全名，以免多個類似名稱出現時，混淆不清。

03摘要要盡量反映會計人員進行交易事項的確認或會計估計的思路，尤其是調賬憑證比如補提攤銷費用，除了要制作能反映整個補提攤銷費用來龍去脈的附件以外，在錄入憑證摘要時，要說明主要的補提原因、補提的期間等信息。比如“因房租合同延遲簽訂，補提2012年1月租金攤銷”，“因預估金額低于實際金額，補提2013年6-8月辦公室裝修費攤銷”，“因攤銷期限由3年改為2年，補提2013年1-6月份轉讓費攤銷”。

No.2會計憑證借貸方科目數量的使用限制

在錄入會計憑證時，會計人員往往圖當時之便，加快會計憑證錄入速度，采取一個憑證里面多借多貸的方法做賬。需要注意幾點：

01允許一借多貸或者多借一貸的會計分錄，不允許多借多貸會計分錄

這里的借貸科目都是指“末級科目”。一借多貸或者多借一貸，“一”是指在借方或者貸方，只允許出現一個“末級科目”（并不是指只允許出現一行分錄）；“多”是指在借方或貸方，可以出現多個“末級科目”。比如下面的會計分錄屬于“多借一貸”：

財務會計

借：業務活動費用-商品和服務費用 100

貸：零余額賬戶用款額度 100

預算會計

借：行政支出-財政撥款支出-行政運行-公用費用-郵電費100

貸：資金結存-零余額賬戶用款額度100

財務會計

借：業務活動費用-商品和服務費用 200

貸：零余額賬戶用款額度 200

預算會計

借：行政支出-財政撥款支出-行政運行-執法經費-辦公費 200

貸：資金結存-零余額賬戶用款額度200

上面的分錄記錄了兩筆報銷業務，可以做在一個會計憑證里面，有兩個借方末級科目，一個貸方末級科目。如果上述業務是同一個人報銷，還可以將借方或貸方科目合并處理：

財務會計

借：業務活動費用-商品和服務費用 300

貸：零余額賬戶用款額度 300

預算會計

借：行政支出-財政撥款支出-行政運行-公用費用-郵電費100

借：行政支出-財政撥款支出-行政運行-執法經費-辦公費 200

貸：資金結存-零余額賬戶用款額度300

一般而言，在處理不同性質的交易事項時，錄入憑證分錄，一借一貸的金額保持一致，即使只有一個借方或者貸方科目，也不用合并；現金和銀行憑證的分錄也不要合并。比如下面的銀行收款憑證屬于“一借多貸”，借方科目不要合并，以保持與銀行對賬單的流水一致：

財務會計

借：業務活動費用-商品和服務費用 300

貸：零余額賬戶用款額度 100

貸：零余額賬戶用款額度 200

預算會計

借：行政支出-財政撥款支出-行政運行-公用費用-郵電費100

借：行政支出-財政撥款支出-行政運行-執法經費-辦公費 200

貸：資金結存-零余額賬戶用款額度100

貸：資金結存-零余額賬戶用款額度 200

02過渡科目，不允許在一個憑證內進行結轉

借：以前年度盈余調整 20000

貸：固定資產 20000

借：累計盈余20000

貸：以前年度盈余調整 20000

這個憑證里面，“以前年度盈余調整”是過渡科目，這個結轉過程須分兩個會計憑證處理。同時，這樣的做法也違反了上面第1項關于“多借多貸”的限制，借方和貸方都存在兩個末級科目。

另外也要注意，下面這樣的憑證同樣違反“多借多貸”限制：假設張三借了200元備用金，并在當月償還，會計人員為圖方便在一個憑證里面處理：

借：其他應收款-張三 200

貸：銀行存款 200

借：銀行存款 200

貸：其他應收款-張三 200

多借多貸憑證，主要是會導致查詢明細賬的時候，“對方科目”會混亂，不利于正確地使用明細賬。當借方和貸方都存在多個末級科目的時候，現有財務軟件系統是無法分辨其中的一一對應關系的，系統默認只識別第一次出現的末級科目為對方科目。