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會計電算化的應用與管理

一、會計電算化的工作原理

會計電算化是將繁瑣、單調、機械性較強的會計核算工作交由計算機進行處理，提高會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，更好地參與單位的經營決策，加強財務管理。使財務管理工作電算化，將會計數據進行匯總、統計、分析，提供宏觀管理所必需的決策數據是現代化財務管理的主要內容。會計電算化是管理現代化和會計自身改革和發展的客觀需要，是時代發展的必然，是會計工作的發展方向。在會計核算電算化的基礎上，提高數據分析處理的自動化和科學化是財會工作向高水平發展的重要前提。

會計電算化是把系統工程、電子計算機技術等科學與會計理論和方法融為一體，通過貨幣計量信息和其它有關信息的輸入、存儲、運算和輸出，運用*7科技成果，以現代機器工作取代手工操作，實現會計工作方式的變革和人的解放，提供計劃和控制經濟過程需要的會計信息。會計電算化是會計工作從核算型向管理型轉變的必然趨勢，是現代會計工作的發展方向，它在經濟管理工作中開始發揮越來越重要的作用。大力發展會計電算化事業，也是深化會計改革，進一步提高治黃事業會計工作水平的迫切要求。

二、會計電算化在我局中的實際應用

我局是1998年11月由黃委會組織的*9批會計電算化試點單位，經省局、黃委會會計電算化驗收領導小組實際驗收與測驗率先于2002年1月1日正式實行的會計電算化。

自1998年11月份我局參加黃委會計電算化試點以來，會計電算化的高速、快捷、方便等特性已通過四年的會計決算及季報、月報、數據的查詢、提取與手工記帳的差別越來越明顯的突出起來。充分利用用友會計電算化軟件（我局會計電算化試點安裝的是黃委統一配置的用友軟件公司提供的會計電算化程序）所提供的總帳、工資、固定資產、UFO報表功能，極大的提高了會計數據的統計、數據共享、匯總效率與精確度。

三、會計電算化的操作與管理

通過四年半的會計電算化的試點與程序運行，深刻體會到要使整個系統能高效、穩定、安全地運行起來，避免因誤操作而導致數據失真和丟失，保證發生故障時能及時發現、糾正，同時保證會計電算化信息資源的正確性、完整性和連續性，達到盡早甩脫手工帳，完全實現電算化之目的，不但要多方面練習與操作、盡快提高自身的業務水平、熟悉會計電算化程序運行的過程，還要確保系統安全、穩定的運行。必須嚴格按照計算機操作規程及各項規章制度去做，以免出現大的錯誤。

上機人員必須嚴格按照各自的權限進行操作，不得越權，為防止此類情況的發生，上機人員操作完畢后，必須退出系統；應及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發生；不能使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；未經批準，不能使用格式化和刪除等DOS命令；嚴禁在微機內安裝或運行游戲軟件。

為更好地完成系統維護任務，及時、全面、準確地了解故障發生原因、地點、時間以及處理方法和處理結果等情況是非常必要的，為此應制定：1、所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫日期、操作員姓名、操作內容、運行時間和運行情況。2、操作過程中若沒有問題則應在運行情況欄填寫運行正常字樣，若有問題則應及時登記記錄，并向系統管理員報告。3、系統維護員在維護過程中發現的異常現象和處理方法、處理結果都應有明確記載。對于嚴重或重大運行故障，除按規定登記外還須另外填寫運行故障報告單，并向系統管理員匯報。4、操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理員妥善保管，年終整理歸檔。5、要真實完整地填寫操作記錄。對發生問題不登記者，將根據問題的嚴重程度，按有關制度予以處理。

上報主管部門的會計報表，根據主管部門要求的格式上報。內部會計報表，根據主管領導要求來設定。對內部基層部門上報的會計報表格式也要由主管領導統一規定，一經確定不允許輕易變動。嚴格遵循報表處理程序。由計算機自動生成的會計報表，與帳簿數據必須銜接一致。存貯在硬盤上的會計報表數據必須建立軟盤備份，備份次數每月不得少于一次。做備份前要填寫《備份數據登記簿》。每月的會計報表必須以書面形式打印出來，并經主管領導審閱簽字或蓋章。每月的會計報表必須以軟盤和書面兩種形式并存，軟盤會計報表和書面會計報表的數據必須一致。每年年終時，必須將全年會計報表數據（包括備份軟盤和打印書面報表）統一整理，轉檔案管理員辦理存檔手續。

根據會計電算化程序運行的特點還應健全相應的系統維護與管理制度：

（一）對系統維護的任務

1、實施對系統的日常檢查和維護，以保證系統的正常運行；

2、在系統發生故障時，排除故障和恢復運行；

3、根據電算化工作實際需要，提出系統擴充報告，上報主管領導；

4、在系統擴充時負責安裝、調試，直至運行正常；

5、在系統環境發生變化時，隨時做好適應性的維護工作。

（二）對硬件系統的維護

1、硬件設備的管理：會計電算化專用硬件設備由財經科統一管理和使用，其他部門一般情況下不得使用，確需使用時必須經主管領導批準，并確認不影響會計電算化之正常工作，必須進行操作登記，并在上機登記表上注明批準人姓名、批準時間等事項。會計電算化硬件設備專門用于運行帳務處理系統、報表處理系統和其它會計事務處理軟件。任何人不得用于對外服務。為保證硬件安全，不得帶電拔插任何接口線路及打印電纜、顯示器連接線等。

2、硬件設備的維護：會計電算化硬件設備的維護工作由系統維護員負責進行，一般維護工作需填寫《系統維護登記表》，大的硬件維護還需做系統維護報告，報系統管理員。會計科目不得隨意改動、增刪，在每年年初，由會計主管批準并授權有關人員進行一次性改動，原則上年中不許改動、增刪會計科目，確需變動的要經主管領導批準，并作相應的并帳、分帳、撤帳等處理。

（三）對會計軟件的升級

應經主管領導批準，由系統管理員組織，系統維護員具體實施，并編寫升級報告，形成文檔進入檔案。

（四）對會計軟件的管理

1、會計軟件的升級與更換，必須統一規劃、以地（市）局為單位統一管理，不得隨意更換或處理。財務處在獲得會計軟件的同時，必須做軟盤備份，并分別存放在檔案室、機房和財務處的專用鐵柜內，存放在檔案室的備份軟件由檔案管理員管理，存放在其它兩處的備份軟件由數據管理員統一保管。

2、運行中的會計軟件必須安裝在計算機硬盤上，一般情況下不得重新安裝。

（五）對電算化會計檔案的管理和利用電算化會計檔案是電算化會計活動的產物，又是電算化會計活動的客觀表現，在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續進行的保證；是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證；是電算化會計信息系統正常運行的保證。因此必須做好：會計憑證的收集和整理、會計帳簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統開發文檔資料的收集和整理、磁盤數據的收集和整理。

存貯在硬盤上的會計數據必須建立軟盤備份。根據《帳務系統管理制度》和《報表系統管理制度》的規定，帳務數據和報表數據的備份由數據管理員建立。備份次數每月不得少于一次。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續。用做備份的軟盤必須妥善保管。備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封。備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉貯。雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。

只有認真按照財政部發布的《會計電算化工作規范》來管理、使用、維護計算機，才能真正做好單位內部信息資源的共享，充分發揮會計電算化的快捷、方便，保障會計電算化工作的順利、全面展開，有機地將會計核算、物資管理工作及系統安全有效地長期運行提供可靠的數據保障，從而促進黃河系統財會電算化網的數據共享長期有效、穩定地發展下去，使財會人員真正擺脫繁瑣、單調、機械的手工操作，提高會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率，更好地為單位的經營決策、財務管理以及整個治黃事業服好務，保障會計電算化會計工作的順利開展。

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