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會計電算化條件下的會計檔案管理工作

會計檔案是經(jīng)濟業(yè)務的歷史記錄和重要依據(jù)，有著極為重要的經(jīng)濟意義與法律意義。會計電算化使大量信息由存放于傳統(tǒng)的紙介質(zhì)轉(zhuǎn)向磁盤、光盤、膠片等新興介質(zhì)，而會計信息也從來像今天邊樣豐富，大量明細化核算資料與會計綜合資料形成了海量數(shù)據(jù)，這在一定程度上形成了幾個誤區(qū)，一是認為計算機磁盤、光盤上各種數(shù)據(jù)應有盡有，既然不可能全部打印出來，索性不用打印了；二是認為計算機不可靠，只有將會計資料打印出來才可信賴；三是認為電算化條件下的會計檔案工作與原來沒什么不同，只要保管好憑、賬簿、報表就行了。這些想法都沒有充分考慮到電算化條件下會計檔案管理工作的新變化和新要求，具體來說主要有以下幾方面應當引起足夠的重視。

1、保密性要求進一步增強。會計部門是企業(yè)信息處理的核心，會計信息常常涉及企業(yè)深層次的機密。如預決算數(shù)據(jù)、材料采購與產(chǎn)品銷售價格、成本構(gòu)成比例、客戶與供應商往來情況等重要的資料，一旦被競爭對手獲得或竊取，會給企業(yè)造成難以估計的損失。

從內(nèi)部來講，如果企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡建設不夠嚴密，會計信息通過局域網(wǎng)為非授人員窺知，如薪金、費用、信用卡資料等數(shù)據(jù)，會給企業(yè)管理造成不利影響，而信用卡資料一旦為他人非法利用會使持卡人蒙受較大的經(jīng)濟損失。因此，在電算化條件下，企業(yè)財務、信息等部門應進一步增強保密觀念。提高會計檔案的保密性要求。

2、存儲與調(diào)用要求增添了新的內(nèi)容。電算化條件下，除了必要的會計檔案以電子存儲和紙介質(zhì)存儲兩種形式立檔保存外，更多的數(shù)據(jù)僅以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存。這就給檔案存儲提出了新的技術(shù)要求：防磁、防塵、防光、防潮，同時必須定期復制、防病毒感染，決不是簡單地放入檔案柜一鎖了之。

目前，財務軟件的備份數(shù)據(jù)多數(shù)具有不可分割的弱點，一張備份盤往往包含了大部分財務信息，一般說來這些數(shù)據(jù)只有通過財務軟件才能打開，由軟件根據(jù)權(quán)限決定其使用范圍。但是一些財務軟件尤其是早期的財務軟件，加密程度低，具備數(shù)據(jù)庫知識的人可以很容易地打開，甚至隨意更改。這要求會計檔案管理工作者必須避免借用者越權(quán)使用。現(xiàn)在普遍建議財務部門采用大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，有條件可以建立數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)，借鑒并利用其嚴密的安全機制。這一點企業(yè)開發(fā)或外購財務軟件時要慎重考慮。

3、網(wǎng)絡化發(fā)展給會計檔案管理工作提出了新的課題。會計電算化發(fā)展到今天，網(wǎng)絡化趨勢越來越鮮明。首先是局域網(wǎng)，財務系統(tǒng)的設立一般采用三種模式：一是集中型。管理信息系統(tǒng)在一個服務器下處于一個局域網(wǎng)，這有利于信息資源共字，弱點是財務信息易受到財務部門以外人員的截取。二是獨立成體系。財務部門與其他部門的系統(tǒng)是分割的，數(shù)據(jù)聯(lián)系是單向的，只能由財務部門主動提取或送出數(shù)據(jù)、這明顯不適應現(xiàn)代IT潮流和ERP建設的要求。三是子系統(tǒng)型。在整體局域網(wǎng)下，財務部門再設立子局域網(wǎng)，實現(xiàn)雙重安全驗證，缺點是增加了運行成本。應該說*9種模式是方向，但同時應借鑒第三種模式的優(yōu)點，以充分適應會計檔案管理工作的要求。

其次是因特網(wǎng)。過去企業(yè)主要采用點對點遠程通訊，與因特網(wǎng)相比通訊成本、易用性等方面存在明顯不足。現(xiàn)在各企業(yè)通過因特網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)是十分普遍的事情，但多數(shù)采用明碼傳輸，安全性方面并不十分可靠。一些軟件公司面向中小企業(yè)推出了網(wǎng)上理財軟件，甚至出現(xiàn)了網(wǎng)絡會計，部分大企業(yè)也開始著手將財務軟件或管理信忠系統(tǒng)平臺向因特網(wǎng)移植，這些努力將對財務軟件的發(fā)展產(chǎn)生一定影響，同時也給會計檔案管理工作人員提出了新的任務和挑戰(zhàn)。

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